Monitoring wierzytelności niejednokrotnie, a niesłusznie mylony jest z windykacją. Podstawowe różnice to czas podjęcia działań oraz stosowane metody.
Spora grupa przedsiębiorców podejmuje jakiekolwiek czynności, zmierzające do wyegzekwowania należności wynikających z faktur, już po terminie wymagalności danego zobowiązania. Natomiast warto, niejako prewencyjnie i profilaktycznie, przypomnieć swojemu Kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności, jeszcze przed jego zapadnięciem.
Można to zrobić w sposób nienaruszający pozytywnej atmosfery współpracy, wysyłając na przykład wiadomość e-mail, bądź telefonicznie.
Jakie są korzyści wynikające z takiego rozwiązania?
- wysyłamy naszym Partnerom biznesowym sygnał, że poważnie traktujemy naszą współpracę oraz wzajemne relacje;
- w przypadku gdyby doszło do powstania niejasności co do zasadności zobowiązania, jego wysokości czy terminu wymagalności, dajemy sobie i Kontrahentowi czas na wyjaśnienia i reakcję, zapobiegając narastaniu i eskalacji niepotrzebnych konfliktów;
- budujemy wizerunek Firmy zarządzanej w sposób profesjonalny, uporządkowany i dobrze zorganizowany, a więc jesteśmy pewnym i zaufanym Partnerem biznesowym;
- redukujemy bądź nawet eliminujemy koszty ewentualnych działań windykacyjnych.
Monitoring płatności jest najlepszą i najtańszą formą zarządzania wierzytelnościami, natomiast w sytuacji, gdy Klient nie spłaca zobowiązania w terminie podejmuje się dopiero działania o charakterze windykacyjnym. Zatem najpierw monitoring, a dopiero później windykacja.
Również narzędzia stosuje się już inne. W zakresie tych działań pojawiają się, przede wszystkim, pisemne wezwania do zapłaty, stały i regularny kontakt telefoniczny i mailowy z Dłużnikiem, niejednokrotnie działania terenowe.
Reasumując, warto korzystać z monitoringu, jako z podstawowego i pierwszego narzędzia zarządzania wierzytelnościami, a w sytuacji jego nieskuteczności bezzwłocznie podejmować czynności windykacyjne, bowiem zawsze obowiązuje podstawowa zasada – im szybciej podjęte działania, tym niższy ich koszt i wyższa skuteczność.
